Magazin

Adózási tippek

Irattárolás, iratmegőrzés

Bizonyára minden munkáltató találkozott már azzal a problémával, hogy a munkavállalókkal kapcsolatban sok irat halmozódott fel. Ezeknek a dokumentumoknak a tárolására helyre van szükség, ami sokszor elég nagy kihívást jelent. Felvetődhet a kérdés, hogy ezen anyagokat mind meg kell-e őrizni, illetve meddig szükséges őket tárolni. Ebben a cikkben ezekre a kérdésekre keressük a választ.

A foglalkoztatottakkal kapcsolatos munkaügyi iratok nagy részét őrizni kell, mert azt számos hatóság ellenőrizheti (Munkaügyi hatóság, NAV, Társadalombiztosítási hatóságok). Szükség lehet rájuk egy esetleges jogvita alkalmával, de legfőképp a munkavállalók nyugdíjszámításához nyújtanak alap adatokat.

MELYEK AZOK A PAPÍROK, AMELYEK MINDENKÉPP KERÜLJENEK MEGŐRZÉSRE?

Munkaviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos dokumentumok:

munkaszerződés
tájékoztató
munkaszerződés-módosítás
bejelentéssel, nyilvántartásba vétellel kapcsolatos igazolás
munkaviszony megszüntető

Orvosi igazolások:

háziorvosi, kórházi igazolás a keresőképtelenségről
terhességi igazolás
fogyatékosságot igazoló irat

Munkabér elszámolásával kapcsolatos dokumentáció:

szabadság nyilvántartás
pótszabadság nyilatkozat
adókedvezményre jogosító nyilatkozatok (pl.: családi kedvezmény, négy gyermekes anyák kedvezménye, első házas kedvezmény, stb.)
munkaidő nyilvántartás / jelenléti ív
munkaidő beosztás
munkabérjegyzék (bérlap)
bérkarton
munkáltatói jövedelemigazolás (M30)
munkabér kifizetést / utalást igazoló iratok

MEDDIG KELL TÁROLNI EZEKET A PAPÍROKAT?

A Társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvény értelmében a munkavállalók, illetve a volt munkavállalók esetében, a munkaviszonnyal összefüggő keresetről, jövedelemről adatokat tartalmazó munkaügyi iratokat és foglalkoztatási igazolásokat a nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig kell megőrizni. Ez a kötelezettség a 2024. december 31-ig keletkezett iratokra marad fenn változatlanul.

2025. január 1-től már nem lesz ilyen hosszú adatmegőrzési kötelezettség a munkaügyi dokumentumok esetében, ennek oka az állami adatbázisok digitalizációja. Ez azt jelenti, hogy a nyugellátás megállapításához szükséges adatokat a továbbiakban az állami nyilvántartások tartalmazzák.

2025 után is tárolni kell azonban a munkaviszony létesítésével és megszüntetésével kapcsolatos dokumentumokat, orvosi igazolásokat, valamint a munkabér elszámolással kapcsolatos iratok közül az adókedvezményre jogosító nyilatkozatokat.

Kőhegyi Péter
Patikapartner Kft.

2024. augusztus 1.