Már itt a bevezetőben kiemeljük, hogy választható lehetőségként vezetjük be az e-számlát, és támogatni szeretnénk a gyógyszertárakat a biztonságos és számukra előnyös átállásra. Erről és további részletekről kérdeztük dr. Havasiné Gröschl Anitát, a PHOENIX Pharma Zrt. gazdasági igazgatóját.
A gyógyszertárak többsége feltehetőleg teljesen tisztában van már azzal, hogy mi a különbség az e-számla és az XML-adatokra épülő adatszolgáltatás között. De azért tisztázzuk a különbséget.
Bizonyára mindenki hallott már arról, hogy az Adóhatóság valós idejű, tételes számlaadatokat, ún. XML-kiterjesztésű adatokat kér a számla kiállítójától, minden egyes számláról. Tehát ez valójában csak egy előre szabályozott formátumú adatszolgáltatás a számlákról.
Ezek az emberi szem számára nehezen olvasható adatok, azaz elsősorban a patikai könyvelés számára jelentenek előnyt. E fájlokat mi már 2020 szeptembertől kezdve biztosítjuk a gyógyszertárak számára. Ehhez csak egy igénylő lap kitöltése szükséges, amely területi képviselő munkatársainknál érhető el. Ez tehát még nem az e-számla.
Szögezzük le, két különféle dologról beszélünk. És ugye nem feltétele az XML-adatok biztosítása az e-számla fogadásának?
A PHOENIX úgy döntött, hogy nem köti össze a két dolgot. Ha egy gyógyszertár még nem készült fel az e-számla fogadására, a könyvelés megkönnyítéséhez szükséges XML adatokat akkor is igényelheti tőlünk.
Beszéljünk az e-számláról. Miért pont most kerül bevezetésre a PHOENIX-nél?
Azt láttuk, hogy már az előzőekben taglalt XML-adatok igénylését is több, mint ezer gyógyszertár igényelte eddig, illetve a gyógyszertárvezetőkkel konzultálva tapasztalható az, hogy sokan felkészültek az e-számla fogadására.
Fontos kiemelni, hogy elektronikus számlának minősül minden olyan, törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Amennyiben a patika úgy dönt, hogy befogadja e-számláinkat, akkor onnantól kezdve ezeket mint elektronikus okiratot, elektronikus formában kell megőriznie.
Úgy láttuk, hogy most már megérett az idő a bevezetésre, ugyanakkor nem tesszük kötelezővé. A gyógyszertár döntheti el, hogy e-számlát kér, vagy továbbra is a papír alapú számláinkat igényli.
Miért előnyös az e-számla alkalmazása a gyógyszertárnak?
Az e-számla alkalmazása több előnnyel is jár. Nem kell kinyomtatni, nem lehet gond az olvashatósággal, de alacsonyabb az archiválási költség is, hiszen nincs szükség a papír alapú számlák tárolására. Nagy előny az is, hogy szükség esetén könnyebben visszakereshetők, mint a papírszámlák, és a gyógyszertár könyvelőjéhez is sokkal gyorsabban juthatnak el a jövőben ezek a bizonylatok anélkül, hogy ezzel a gyógyszertárvezetőnek külön foglalkoznia kellene.
Az előbb említett előnyök mellett azért is fontos megbarátkozni ezzel az új formával, mert nem tudhatjuk, hogy esetlegesen mikor lesz majd törvényi kötelezettség ennek alkalmazására. Ugyanis az utóbbi években azt érzékeljük, hogy törvényalkotóink ennek a digitalizálódási folyamatnak sok tekintetben az éllovasai, és a gazdasági adminisztrációs folyamatokat is folyamatosan ebbe az irányba terelik.
A PHOENIX tehát egy lehetőséget kínál a folyamat megismerésére, a felkészülésre. Ezzel szeretnénk támogatni a gyógyszertárakat a zökkenőmentes átállásban.
Hogyan jelezheti egy gyógyszertár, hogy e-számlát igényel a jövőben?
Nagyon egyszerűen! Egy általunk rendelkezésre bocsátott Nyilatkozatot kell majd csak kitölteni, amelyben a gyógyszertár megerősíti, hogy fogadja az e-számlát. E Nyilatkozaton szerepelnie kell annak az e-mail címnek, melyre a patika fogadja e-számláinkat. Arra is van lehetőség, hogy a patika több e-mail címet is megadjon, ebben az esetben a PHOENIX mindegyikre elküldi az e-számlákat.
Megvan tehát a gyógyszertár által kitöltött Nyilatkozat, de mi történik ezután? Hogyan érkeznek az e-számlák?
A törzsbeállítások véglegesítése után minden számlát, amit papírra nyomtatnánk, elektronikus formában állítunk ki azon patikák részére, amelyektől az említett Nyilatkozat beérkezett. Amikor egy számla adatai véglegessé válnak, akkor e-mailben küldjük ki azt az eszamla@phoenix.hu címről. Egy kiküldött e-mail mindig egyetlen számlát fog tartalmazni, azaz minden számlát külön e-mailben küldünk ki. Az e-mail egy állandó szöveget tartalmaz, a melléklete pedig egy PDF állomány, amely maga az e-számla.
A számlaösszesítő nem változik, az továbbra is papír formátumú marad.
Adódik a kérdés: mi van akkor, ha az e-mailt spamként, levélszemétként kezeli a fogadó gépe?
Fontos, hogy az első számla kiküldésekor a patika ellenőrizze majd, hogy megkapta-e a számlát tartalmazó e-mailt. Gondoskodni kell tehát arról, hogy ne törlődjenek, ne kerüljenek „spam” mappába az e-mailek. A levél tárgyában szerepel a kiküldött számla száma. A levél szövege állandó, benne egyedül a számlaszám változik aszerint, hogy melyik számlát küldtük.
A gyógyszertárak egyre nagyobb hányadában elektronikus áruátvétel zajlik, azaz nincs szükség papír alapú árukísérő okmányra. De mi történik akkor, ha egy patika fogadná az e-számlát, de az áruátvételt még papír alapon végzi?
Erre is igyekeztünk felkészülni, ezért az e-számlákhoz papírra nyomtatott fuvarlevelet biztosítunk, amely adattartalma közel azonos a számláéval. Ez tehát a biztonságos átmenetet szolgálja. Amennyiben a gyógyszertár nem igényel fuvarlevelet, azt a Nyilatkozatban tudja közölni, így azt nem fogjuk küldeni.
Mi a teendő akkor, ha egy patika nem kapja meg az e-számlát?
Ilyen eset manapság már nagyon ritkán fordul elő. Ilyenkor célszerű először a levelezőrendszert megvizsgálni, hiszen lehetnek olyan alapdolgok, amelyek gyorsan is ellenőrizhetők.
Érdemes például mindenekelőtt
Valószínűleg a gyógyszertárak könyvelői kellő felvilágosítást adnak magáról az e-számláról ügyfeleiknek, de említsük meg, hogy miket is tartalmaz az e-számla?
Az e-számla egy PDF állomány, melynek olvasásához egy egyszerű, a legtöbb személyi számítógépen elérhető PDF olvasó alkalmazás szükséges. Ha ez rendelkezésre áll, akkor az e-számla olvasható formában tartalmazza a számla nyomtatási képét.
Ezen kívül a PHOENIX által kibocsátott e-számla tartalmaz:
Ezekkel tanúsítjuk, hogy a számlát a PHOENIX Pharma Zrt. állította ki és a kiállításkor (időbélyeg szerinti időpontban) a tartalma az volt, ahogyan elküldtük. Ezen az állományon senki nem tud úgy módosítani, hogy az hiteles is maradjon. Utólagos módosítás esetén a számlaállomány érvénytelenné válik. A tanúsítvány kibocsátója olyan technológiai megoldásokat, titkosítást alkalmaz, amely technikailag lehetetlenné teszi a tanúsítvány lemásolását és jogosulatlan felhasználását. A tanúsítványok határozott ideig érvényesek. Az érvényességi időn belül kibocsátott aláírások 10 évig érvényesek.
Végezetül beszéljünk az e-számlákra vonatkozó megőrzési kötelezettségről is.
Az őrzési idő tekintetében az elektronikus számlákra is azonos szabályok vonatkoznak, mint a papíron kibocsátott számlákra. Az őrzési idő végéig gondoskodni kell arról, hogy ne lehessen még véletlenül sem törölni, ne tudja illetéktelen megszerezni, ne lehessen megváltoztatni. NAV szempontjából megfelelő a számla állományok rendszeres időközönkénti archiválása. Esetleges sérülés vagy véletlen törlés esetére a PHOENIX lehetővé teszi az e-számlák hiteles állapotban történő ismételt elérését. A gyógyszertárak egyszerűen lekérhetik a phoenix.hu weboldalunk jelszóval védett Partneroldaláról a szükséges e-számlát, de vevőszolgálatunk is szívesen áll rendelkezésükre a megadott számlák ismételt megküldésével.
-pzs-
2021. január 27.
