Hírek, közlemények

Több ezer árucikk automatikus komissiózását végzik el azok az automaták, amelyeket nemrégiben állított üzembe három telephelyén a PHOENIX Pharma. A mostani, 2,5 milliárdos fejlesztés része a vállalat átfogó digitális transzformációjának. A részletekről Kaló Tamás vezérigazgató és Balázs Zoltán logisztikai igazgató beszélt nekünk.

Manapság rendkívül divatos kifejezés a digitális transzformáció, de a PHOENIX Pharma esetében konkrétan mire terjed ki a digitalizációs stratégia?

Kaló Tamás: Alapvetően kettős célunk van a digitális transzformációval. Egyrészt szeretnénk növelni a Társaság versenyképességét a nagykereskedelmi piacon, másrészt szeretnénk vevőinket és partnereinket támogatni abban, hogy az ő versenyképességük is növekedjen. A stratégia a társaság mindhárom meghatározó területére, a kereskedelemre, a logisztikára és a pénzügyi adminisztrációra egyaránt kiterjed, és már zajlik egy ideje. A kereskedelem területén például mostanra már 95 százalék fölé nőtt az elektronikus rendelésfelvétel aránya, és csak a maradék történik telefonon, ami egyszerűbbé és gyorsabbá teszi a folyamatot vevőink számára és nekünk is. Tavaly vezettük be a Túra App nevű mobiltelefonos alkalmazásunkat, amely nagy pontossággal tudja előre jelezni az áruszállító autóink érkezési idejét. Partnereink digitális fejlődését segíti az idén nyáron megnyíló WebTér, amely segítségével a gyógyszertárak egyszerűen megnyithatják saját webáruházukat. Májusban indul egy e-learning programunk is Medikáció néven, a gyógyszerészek és asszisztensek folyamatos továbbképzését támogatva. 

A pénzügyi adminisztráció terén is fontosnak találjuk, hogy segítsük vevőinket. 2021 elején vezettük be az elektronikus számlát, ami pontosabb könyvelést tesz lehetővé, és ezáltal a gyógyszerészek gyorsabban hozzájutnak a gyógyszertáruk pénzügyi adataihoz. Ezen túlmenően minden területen igyekszünk olyan digitális folyamatokat létrehozni, amelyek támogatják a még gördülékenyebb döntéshozatalt. Folyamatosan fejlesztjük az üzleti intelligencia rendszerünket, így precízebb adatfeldolgozásra lesz lehetőség házon belül is. 
Ami pedig a logisztikát illeti, az elmúlt években már nagymértékben fejlődött a raktártechnológiánk, amelynek a komissiózó automaták rendszerbe állítása csak a legutóbbi állomása.

A digitalizációs kényszert általában a változó piaci környezettel indokolják. Hogyan változtak az önök esetében az ügyfelek igényei az elmúlt években?

Kaló Tamás: A mi közvetlen ügyfeleink a patikák és a kórházak, de alapvetően a lakossági igények változásaiból kell kiindulnunk, mert a gyógyszertárak erre reagálnak. A lakosság egyre inkább igényli, hogy az élet minden területén tudjon élni a digitalizáció adta lehetőségekkel. Ha a beteg például azt látja, hogy egyes esetekben az orvossal való konzultáció digitális úton is létrejöhet, és jól működik, akkor a  gyógyszertártól is elvárja, hogy ott is működjenek bizonyos dolgok digitálisan, például tudjon online is gyógyszert vásárolni. A Covid-járvány miatt felértékelődött a biztonság is, ami szintén a kevesebb személyes kontaktussal járó digitális megoldások felé fordítja a figyelmet. 

Balázs Zoltán: Ezekre az igényekre reagálnak a gyógyszertárak is, és közvetítik az elvárásokat a nagykereskedő felé. A nagy volumennel, de kis árréssel működő piac jellegéből adódóan a gyógyszer-nagykereskedők között egyre inkább már nem árban, hanem sokkal inkább a szolgáltatások terén folyik a verseny. A vevői elégedettség elérésének az alapja a jó logisztikai szolgáltatás, azaz hogy a megrendelt áru pontosan a megadott időben érkezik, nincs hiányos vagy elrontott kiszállítás, fennakadás a gyógyszer-ellátásában. Ha a gyógyszerész azt ígéri a betegnek, hogy négy órára jöhet a gyógyszerért, akkor  nekünk azt négy előtt ki kell szállítani. Minderre jönnek rá azok a hozzáadott értéket nyújtó szolgáltatások, amelyekkel hozzá tudunk járulni a partnereink versenyképességének növekedéséhez. 

Hogyan működik a PHOENIX Pharmánál a raktárlogisztika?

Balázs Zoltán: A logisztikai folyamat a beszerzéssel és készletezéssel kezdődik. A múltbeli tapasztalatok, piaci információk, illetve megrendelések alapján megpróbáljuk előre jelezni, hogy a patikák mely termékből mennyit fognak vásárolni az elkövetkező időszakban, és ez alapján eldönteni, hogy a következő beszállításnál mennyi terméket rendeljünk az egyes gyártóktól. Bizonyos nagy trendekre, mint a megnövekedett téli vitaminfogyasztásra vagy a nyári allergiaszezonra jól elő lehet készülni, de az olyan váratlan rohamokra, mint ami egy éve, az első lezárások bejelentésekor volt, már nehezebben. Az mindenképp segíti a dolgunkat, hogy mi is elektronikusan adjuk le a megrendeléseket a gyártóknak, valamint a szállítólevelet és a számlát is igyekszünk elektronikus úton bekérni. Papírmentesen, kézi számítógépek segítségével zajlik az áruátvétel és a cikkek raktári elhelyezése is. Az áruátvétel során a beérkezett készítmények egy szigorú minőségbiztosítási eljáráson esnek át, ahol gyógyszerész kollégáink megbizonyosodnak arról, hogy azok mindenben megfelelnek a forgalmazási kritériumoknak. 
A betárolás során a termékek a kijelölt helyükre kerülnek a raktárban, és várják a vevői megrendeléseket. A patikák a nap során folyamatosan tudnak leadni rendeléseket, amelyeket jellemzően napi két alkalommal szállítunk ki. A legtöbb gyógyszerész közvetlenül a rendelési határidő előtt, kötegelve adja le a rendelését, de vannak patikák, amelyek gyakorlatilag egyesével rendelnek: ha kifogyott valami, vagy olyan gyógyszert keres egy beteg, ami éppen nincs raktáron, azonnal küldik a megrendelést, napjában akár több alkalommal is. 

Hogyan mennek a kiszállítások?

Balázs Zoltán: Reggel, illetve délelőtt az előző este 20 óráig leadott rendeléseket, míg a délutáni túrajáratok során – területtől függően – a déli 12 óráig beérkezett megrendeléseket szállítjuk ki a  gyógyszertárakba.

Mekkora az átlagos kiszállított mennyiség?

Balázs Zoltán: A kiszállítás egységes méretű, a PHOENIX esetén jellegzetes zöld színű műanyag ládákban történik. Kétféle méretű ládát használunk, a nagyobb kapacitása 20 liter körüli. Egy patikába egyszeri alkalommal átlagosan 6-8 ládányi terméket szállítunk. Ez persze nagymértékben eltérhet, az 1-től a 40-50-ig is akár. Fontosnak tartom megjegyezni, hogy a PHOENIX-nél nincs szállítási díj és nincs rendelési értékhatár – ha a legtávolabbi patika egy doboz fájdalomcsillapítót rendel, azt is kiszállítjuk neki a gyógyszerellátás folyamatos biztosítása érdekében. Ez hozzátartozik a magas szintű ügyfélkiszolgáláshoz, és ha most teljesítjük a megrendelést, akkor a következő alkalommal talán már nagyobb értékben rendel tőlünk. 
Mi a PHOENIX-nél nagyjából 15 ezer terméket tartunk, míg egy átlagos forgalmú patika 3-5 ezer termékkel, 10-14 napnyi készlettel dolgozik. Ez úgy lehetséges, hogy ott áll mögötte a nagykereskedő – ha valami éppen nincs nála készleten, azt legkésőbb másnap reggel megkapja. A Túra App-nak köszönhetően pedig most már azt is pontosan tudja a patikus, hogy mikor érkezik meg a következő szállítmány. 

Milyen hatással van mindez a komissiózási tevékenységre?

Balázs Zoltán: Teljesen természetes, hogy a patikák szeretik minél később leadni a rendelésüket, amikor már látják az adott nap forgalmát. A határidők közeledtével, 10 és 11 óra között, majd az esti órákban, 18 és 20 óra között is óriási rendeléshullám fut be hozzánk. A gyakori szállítás lehetőségének következményeként mostanra a rendelések rendkívül elaprózódtak: egy rendelési soron átlagosan 3,6 darabot rendelnek a patikák. Érkeznek persze egydarabos megrendelések is, ha valami ritka gyógyszert receptre keres egy beteg, míg a gyorsan fogyó fájdalomcsillapítókból vagy más készítményekből nem egyszer 30-50 darabot is rendelnek. 
A rendelési csúcsok miatt a raktárakban is rendkívüli mértékben ingadozik a terhelés. Amikor befut a sok rendelés, mindenki azokkal foglalkozik, hogy a szállítmányok időben  kimehessenek. Jól megfigyelhetőek emellett heti és havi csúcsok is: a hétfő mindig erősebb, mint ahogy a nyugdíjfizetés utáni napok is. Pontosan ezeknek a csúcsoknak a kezelése, a dolgozók tehermentesítése volt az egyik oka a komissiózó automaták rendszerbe állításának.

Ezek hogy néznek ki és hogyan működnek?

Balázs Zoltán: Egy nagy, fordított V alakú gépet kell elképzelni, a két oldalán csatornákkal, az alján, a V közepén pedig egy gyorsan mozgó futószalaggal. A három telephelyen három különféle méretű gép dolgozik: Polgáron 1600, Kecskeméten 1900, Fóton közel 2500 csatorna van a gépben. A csatornákat feltöltjük gyógyszerekkel (természetesen mindegyik csatornába csak egyféle kerül), a rendszer pedig a megrendelések alapján tudja, hogy melyik ládába milyen termékből hány doboz kell. Ezeket a gép villámgyorsan kilöki a csatornákból, a szalag pedig elviszi a ládába. Itt dolgozó munkatársaink azzal vesznek részt a folyamatban, hogy folyamatosan feltöltik a csatornákat. Sokkal rugalmasabb munkavégzést tesz lehetővé, hogy bizonyos termékeket emberi kéz érintése nélkül is tudunk kezelni.

Mi alapján döntötték el, hogy milyen termékekkel töltik fel az automatákat?

Balázs Zoltán: Számos szempontot vettünk figyelembe, melyek közül első körben a fizikai korlátokat vizsgáltuk. A legfontosabb az volt, hogy a termék a méretét tekintve beleférjen az automatába, a csatornába. Egyébként is minden csatornát az adott termék méretéhez kell igazítani, de ezt csak bizonyos határok között lehet megtenni. A második korlát a súly: nagyon nehéz terméket nem érdemes beletenni, mert ahogy egymásra helyezzük őket, az alul lévőket összenyomja a többi. A csomagolásnak is olyannak kell lennie, hogy a berendezés megbízhatóan ki tudja lökni a szalagra. 
A második körben jöttek a logisztikai szempontok. Felállítottunk egy rangsort azokból a termékekből, amelyeket a leggyakrabban és nagy mennyiségben rendelnek a patikák. Utána minden egyes terméknél megvizsgáltuk, hogy mennyi munkaidőt tudunk megtakarítani a gépi komissiózással, illetve a másik oldalon mennyi plusz munkát igényel a csatorna utántöltése. Ennek a kettőnek az egyenlegéből jött ki, hogy mely készítmények kiszedését érdemes automatizálni és mit nem. Az eredmény az lett, hogy a nagyon nagy fogyású termékeket, amelyekből egyszerre 20-30 darabot rendelnek, nem célszerű automatával szedni, mert a csatornák  utántöltésének munkaerő-ráfordítása sokkal nagyobb, mint amit a komissiózáson megtakarítunk. 
Így aztán azok a termékek kerültek be az automatákba, amelyekből relatív gyakran, de viszonylag kis  mennyiségben rendelnek a patikák. Az innen kiadott termékeknél az átlagosan rendelt mennyiség 2,5 doboz tételenként, ami alacsonyabb, mint a teljes átlagot jelentő 3,6. Ezáltal tudjuk biztosítani azt az optimális egyensúlyt, amikor a komissiózás során megtakarított munkaidő és a bevitt extra utántöltési idő egyenlege kedvezően alakul.